Vos données. Notre responsabilité.

Vue d'ensemble

Ring2Talk est un CRM de prospection commerciale B2B. Nos clients nous confient des fichiers de contacts pour piloter leurs campagnes d'appels, leurs pipelines et leurs prises de rendez-vous. Ces fichiers contiennent des données personnelles au sens du RGPD et, pour les plus stratégiques, des informations relevant du secret des affaires au sens du Code de commerce.

Cette page précise comment Ring2Talk traite ces données, sur quelle base légale, avec quelles mesures, et ce que la loi interdit à Ring2Talk de faire avec vos fichiers. Ce document est contractuellement opposable.Il est complété par le DPA (Data Processing Agreement) disponible sur demande, conformément à l'article 28 du RGPD.

1. Qui fait quoi : répartition des rôles RGPD

L'article 28 du RGPD fixe un cadre contractuel obligatoire entre le responsable de traitement et son sous-traitant. Cette répartition conditionne la validité légale de l'ensemble de l'opération et détermine qui répond de quoi devant la CNIL ou un tribunal.

Vous. Responsable de traitement

Vous déterminez pourquoi et comment les données sont traitées. Vous répondez de la légitimité du fichier : base légale (intérêt légitime B2B ou consentement B2C), opt-out géré, qualité des données sources.

Ring2Talk. Sous-traitant

Ring2Talk traite exclusivement sur vos instructions documentées. Aucun usage autonome n'est possible. Tout traitement hors périmètre contractuel engage la responsabilité pénale et civile de Ring2Talk.

Nos prestataires. Sous-traitants ultérieurs

o2switch (hébergement France) et tout prestataire technique impliqué sont contractuellement liés par les mêmes obligations. Liste complète disponible sur demande à dpo@ring2talk.com.

2. Vos fichiers de prospection : quatre protections cumulatives

Un fichier de contacts uploadé dans Ring2Talk (via import CSV, saisie manuelle ou API) cumule quatre qualifications juridiques distinctes et indépendantes. Chacune ouvre un régime de protection autonome. La plus protectrice applicable prévaut en cas de litige.

• Données personnelles. Dès qu'un champ contient nom, téléphone, email ou SIRET rattachable à un individu, le RGPD s'applique intégralement. Base légale à documenter par vous en qualité de responsable de traitement.
• Base de données protégée. Art. L342-1 CPI : droit sui generis du producteur. Toute extraction substantielle sans autorisation est un délit pénal puni de 3 ans et 300 000 € (art. L343-4 CPI).
• Secret des affaires. Art. L151-1 C. com. : votre fichier qualifié constitue un actif commercial confidentiel protégé par la loi. Atteinte = responsabilité civile illimitée pour son auteur (art. L152-1 C. com.).
• Protection pénale directe. Art. 226-18 C. pén. : toute exploitation frauduleuse des données d'un fichier client expose son auteur à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 € d'amende.

Ce que Ring2Talk s'engage à faire

• Traiter vos fichiers exclusivement pour l'exécution de la mission CRM confiée (campagnes d'appels, gestion pipeline, prises de rendez-vous, exports). Aucun usage secondaire sans accord écrit préalable.
• Ne jamais vendre, louer, céder ou transmettre vos données à un tiers, y compris sous forme agrégée ou anonymisée, sauf obligation légale d'y procéder (réquisition judiciaire, décision CNIL).
• Restituer ou supprimer l'intégralité des données à la fin de la relation contractuelle, conformément à vos instructions écrites.

3. Sécurité technique (art. 32 RGPD)

L'article 32 du RGPD impose des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque. Ring2Talk est un CRM multi-tenant stockant des données commerciales sensibles. Le niveau de sécurité appliqué en tient compte.

• Chiffrement au repos. AES-256 sur l'ensemble des fichiers stockés. La clé de chiffrement est gérée indépendamment des données.
• Chiffrement du transport. TLS 1.2 minimum sur toutes les connexions. Toute connexion non chiffrée est rejetée en amont.
• Isolation par tenant. Le tenant_id est vérifié à chaque requête d'accès, avant toute logique applicative. Une requête sans tenant valide est rejetée.
• Journalisation des accès. Chaque accès à un fichier est enregistré avec horodatage, identifiant nominatif de l'opérateur et nature de l'opération. Logs conservés 12 mois.
• Habilitations nominatives. Seuls les prestataires habilités peuvent accéder aux données clients, dans le cadre d'une mission de support tracée. Aucun accès générique ou partagé.
• Revue annuelle des habilitations. Suppression des accès obsolètes. Tout collaborateur quittant Ring2Talk voit ses accès révoqués le jour même.
• Hébergement exclusivement en France. o2switch, datacenter Clermont-Ferrand. Aucun transfert hors Union européenne.

Notification des violations (art. 33 RGPD)

En cas de violation de données susceptible d'affecter vos fichiers, Ring2Talk vous notifie dans un délai de 48 heures après détection interne. La notification précise la nature de l'incident, les catégories de données concernées, le nombre approximatif de personnes affectées, les mesures déjà prises et celles prévues. Ring2Talk notifie la CNIL dans les 72 heures dès lors que la violation présente un risque pour les droits et libertés des personnes.

4. Intelligence artificielle et entraînement des modèles

Ring2Talk intègre des fonctionnalités d'assistance : scoring automatique des leads, suggestions de rappel, analyse statistique des campagnes. Ces fonctionnalités utilisent des modèles entraînés en dehors de votre périmètre de données. Vos fichiers ne sont jamais utilisés pour entraîner, affiner ou enrichir un modèle d'IA, qu'il soit interne ou tiers.

Cette interdiction couvre les données brutes des fichiers (noms, téléphones, adresses, qualifications d'appel), les données agrégées ou anonymisées dérivées de vos fichiers, et l'alimentation d'une base de recommandations partagée entre clients à partir de vos propres données.

Toute utilisation de ce type nécessiterait un accord écrit préalable explicite de votre part. Une telle utilisation sans accord constituerait un détournement de finalité (art. 5.1.b RGPD), une atteinte au secret des affaires (art. L151-4 C. com.) et une exploitation non autorisée d'une base de données (art. L342-1 CPI).

5. Droits des personnes figurant dans vos fichiers

Les contacts, prospects et leads dont les données figurent dans Ring2Talk disposent des droits prévus par les articles 15 à 22 du RGPD. En tant que responsable de traitement, vous êtes le premier interlocuteur de ces demandes. Ring2Talk vous assiste dans leur exercice.

• Droit d'accès (art. 15). Confirmation que les données sont traitées et copie fournie. Délai de traitement Ring2Talk : 15 jours ouvrés.
• Droit de rectification (art. 16). Correction des données inexactes. Applicable directement depuis l'interface.
• Droit à l'effacement (art. 17). Suppression effective sous 30 jours, avec traçabilité.
• Droit à la limitation (art. 18). Gel technique du traitement sur instruction du responsable.
• Droit d'opposition (art. 21 et L34-5 CPCE). Liste d'opt-out technique par campagne, alimentable manuellement ou par qualification d'appel.
• Droit à la portabilité (art. 20). Export CSV natif disponible sur tous les plans.

Pour exercer un droit, écrivez à dpo@ring2talk.com. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

6. Traitement des données selon votre plan

Ring2Talk propose trois plans commerciaux. Les capacités de traitement varient selon le plan souscrit. Les garanties de protection des données sont identiques pour tous les niveaux sans exception.

• Pro (69 €/mois). 3 utilisateurs inclus, 1 000 factures électroniques/mois. Export CSV natif. Historique 90 jours. Mêmes garanties de sécurité que les plans supérieurs.
• Max (199 €/mois). 10 utilisateurs, 3 000 factures électroniques/mois. Webhooks configurables. Historique 180 jours. API en lecture.
• Max Entreprise (499 €/mois). 25 utilisateurs + illimité. 10 000 factures électroniques/mois. API complète, white-label, account manager dédié.
• Pack Optimisation Terrain. Transmission d'adresses de rendez-vous aux API TomTom et Here pour calcul d'itinéraires. Seules les adresses postales sont transmises.

7. Sous-traitants ultérieurs

Conformément à l'article 28.2 du RGPD, Ring2Talk ne peut recourir à un sous-traitant ultérieur sans vous en informer préalablement et vous permettre de vous y opposer.

• o2switch (Clermont-Ferrand). Hébergement principal. Serveurs exclusivement en France. Soumis au droit français.
• Stripe. Traitement des paiements d'abonnement. Aucune donnée de prospection transmise. Seules les informations de facturation lui sont fournies.
• Prestataire SMTP transactionnel. Uniquement pour les notifications système (création de compte, alertes de sécurité, factures). Aucune donnée de prospection transmise.
• TomTom / Here (Pack Optimisation Terrain). Adresses postales de rendez-vous pour calcul d'itinéraires. Aucune donnée nominative.

Tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant vous sera notifié avec un préavis minimum de 30 jours. Pendant ce délai, vous pouvez vous y opposer par écrit.

8. Cadre légal et sanctions encourues

Ces engagements ne sont pas déclaratifs. Ils sont adossés à des sanctions pénales et administratives applicables à tout acteur de la chaîne : Ring2Talk, ses prestataires, et le cas échéant les responsables de traitement eux-mêmes (fichier constitué sans base légale, prospection B2C sans consentement).

9. Contacter le DPO

Pour toute question relative à cette politique, pour exercer un droit ou pour obtenir le DPA signable à joindre à votre registre de traitements :

DPO Ring2Talk
Délégué à la protection des données
Ring2Talk. RD Agency, 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris
Réponse garantie sous 30 jours calendaires. Correspondance en français.
dpo@ring2talk.com